Новая функция в 1С:Документооборот 3.0 - «Согласование с замечаниями»

Новая редакция 3.0 программного продукта 1С: Документооборот 8 является развитием предыдущей редакции 2.1 и как любой продукт новой версии содержит в себе ряд нововведений, улучшений и переработок, которые позволяют облегчить ежедневную рутинную работу и повысить эффективность сотрудников. Одним из таких нововведений является функциональная опция «Согласование с замечаниями» на ней остановимся подробней в рамках данной статьи.

ВАЖНО!
Функциональная возможность использует стороннее программное обеспечение, поэтому возможность доступна для файлов с расширениями *.doc, *.docx, *.odt, *.xls, *.xlsx в программах Microsoft Office 2007 и выше в тонком клиенте под управлением Microsoft Windows.

При согласовании в режиме замечаний согласующие не редактируют файлы документа напрямую, а выделяют область текста и вносят к ней замечания, которые инициатор согласования может принять или отклонить. Замечания автоматически переносятся комментариями в Word.
Преимущества согласования в режиме замечаний:
· Согласующие работают параллельно, а не поочередно, как ранее.
· В «1С: Документообороте» сохраняются сами замечания. Есть возможность сформировать из этих замечаний протокол разногласий, вывести на печать или в лист согласования.
· Инициатору проще отработать замечания, так как в файл Word они автоматически переносятся комментариями, привязанными к конкретным частям текста.

Для активации согласования в режиме замечаний необходимо включить данную функциональную опцию в настройках программы:

Выбрать пункт «Процессы, обработки, задачи»:

И установить признак «Согласование с замечаниями»:

А также в настройках правил обработки для действия «Согласование» необходимо установить флажок «Согласование в режиме замечаний»:

ВАЖНО!
Для корректной работы механизма согласования с замечаниями в клиент-серверной базе обязательно должна выполняться обработка «Выполнение заданий (на клиенте)». Включить её может пользователь с полными правами или с ролью «Выполнение заданий на клиенте»:

Порядок согласования в режиме замечаний

Работа с задачей «Согласовать» начинается в списке «Задачи мне». Приложенный к задаче файл открывается в режиме замечаний из области просмотра или с помощью кнопки «Внести замечания».

Открывается карточка согласования с замечаниями:

Согласующий работает с документом в следующем порядке:

1. В тексте документа выделяет фрагмент или слово, которое нужно заменить.

2. На панели «Мои замечания» нажимает одну из кнопок «Замечание» или «Комментарий» и вводит текст:

○ Замечание – добавляет замечание, которое требует правки текста. До исправления такого замечания документ не может быть согласован. Например, замечание может быть следующим: «Необходимо переделать эту часть»;

○ Комментарий – добавляет комментарий общего характера, не препятствующий согласованию. Например, «На будущее надо учесть…».

3. Выбирает результат согласования:

○ Не согласовано – если были замечания;

○ Согласовано – если замечаний не было.

Обработка результатов согласования в режиме замечаний

После окончания процесса согласования инициатор получает задачу на обработку замечаний:

Инициатор согласования работает с результатом в списке замечаний. Он может принять или отменить замечание. Для этого на командной панели предусмотрены следующие кнопки:

·       Принять – замечание отмечается как принятое;

·       Принять все – все замечания отмечаются как принятые;

·       Отказать – замечание отмечается как непринятое, и открывается окно для ввода комментария.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
Принятые замечания не переносятся в документ автоматически, пользователю необходимо зайти в документ и исправить его вручную.

Для внесения изменений в текст документа на панели действий предусмотрена кнопка «Редактировать», по которой документ откроется в приложении Microsoft Word. 

Для удобства инициатора в документе Word эти замечания отображаются комментариями к тексту.

После внесения изменений необходимо закрыть Microsoft Word и нажать кнопку «Вернуться в режим замечаний»:

На первом цикле согласования, отработав описанным образом все замечания, необходимо нажать «Повторить». Задача будет снова отправлена согласующим.

После повторного согласования и возврата задачи на обработку результата инициатору, можно завершать согласование по кнопке «Завершить», но для всех отклонённых замечаний необходимо указать текст в поле «Принятая редакция»:

В карточке документа на закладке «Обработка» с помощью меню «Результаты согласования» можно:

·       сформировать протокол разногласий,

·       сформировать лист согласования,

·       сформировать лист согласования с историей,

·       посмотреть все замечания к документу.

Протокол разногласий, если он есть, также включен в состав листа согласования и листа согласования с историей.

Автор:

Ткаченко Максим