Автоматизация процессов по обработке первичной учетной документации для аптечной сети 36.6 в 1С:Документооборот 8 корп

Цели проекта

1. Доработка имеющейся внешней обработки по вводу первичной учетной документации (далее ПУД). Необходимо было реализовать возможность автоматического заполнения реквизитов «статьи затрат» и «ЦФО» для создаваемых документов и автоматизировать запуск назначенного для видов ПУД нового комплексного процесса.
2. Настройка комплексного процесса с этапом согласования, где задачи распределяются по определенным группам пользователей в зависимости от статьи затрат.
3. Настройка дополнительного этапа комплексного процесса, где автору документа устанавливается задача о передаче оригиналов документов. Исполнение задачи проверяется сотрудниками отдела документирования и архивации.
4. После успешного завершения согласования сотрудниками бухгалтерии, документ должен зарегистрироваться автоматически.
5. Настройка дополнительных отчетов по видам документов и задачам по ПУД
6. Настройка правил интеграции для автоматического создания первичной документации в 1С: УХ после регистрации в 1С:ДО

Ситуация до внедрения

До момента автоматизации процессов обработки первичной документации у Заказчика использовалась внешняя обработка «Помощник по вводу ПУД». Данная обработка позволяет в рамках одной формы создавать неограниченное количество документов, где к каждому документу есть возможность установить вид, приложить файлы и назначить связанный договор. После запуска обработки программа создавала указанные документы и заполняла на основании связанного договора минимальный набор реквизитов (организация, контрагент).

Процессы и задачи запускались вручную, сотрудником отдела документирования и архивации и таким же способом выполнялась регистрация этих документов. Особенностями существовавшего процесса являлись значительная нагрузка на сотрудников бухгалтерии, так как при согласовании документации необходимо было сверять ЦФО и Статью затрат в связанном договоре, после чего перенаправлять задачу на нужного исполнителя и создавать документ в системе финансового учета. Объем создаваемой и согласуемой первичной документации ежедневно составляет от 300 до 500 документов.

Что было сделано

Чтобы сократить количество ручных операций доработан механизм заполнения необходимых реквизитов из связанных документов, редактирование доступно только для сотрудников бухгалтерии. Данное решение позволило исключить ошибки при ручном заполнении этих реквизитов.

• Для сокращения трудозатрат по ручному запуску задач настроен комплексный процесс и автоматический запуск из обработки по вводу ПУД.
• Для сокращения трудозатрат на поиск оригиналов документации для отдела документирования и архивации, при запуске процесса, автору документа отправляется задача исполнения «Передать оригинал документа в отдел документирования и архивации». Проверяют данную задачу сотрудники вышеописанного отдела, перед этапом согласования.
• Для сокращения трудозатрат сотрудников бухгалтерии определены роли исполнителей для групп пользователей по видам учета (например «Группа учета арендных отношений»). В этапе согласования добавлены все роли «групп учета» и для каждой настроено условие, которое проверяет установленную статью затрат из документа. Таким образом задачи автоматически направляются на необходимую роль исполнителя.
• Для сокращения трудозатрат на ручную регистрацию документации настроен детектор бизнес-событий с обработчиком, где при положительном завершении задачи согласования из комплексного процесса автоматически срабатывает регистрация документа.
• После завершения регистрации документа автоматически создается документ-поступление в 1С: УХ, в который переносится основной реквизитный состав. Реализовано путем настройки правил бесшовной интеграции.
• Для демонстрации настроек был создан сквозной пример на копии базы. Проведено обучение ключевых пользователей и ответственных по данному блоку, а также разработаны пользовательские инструкции.

Результат внедренного решения

Специалисты компании «Фобизнес» достигли всех целей проекта. Были выполнены следующие задачи:

• Сокращение трудозатрат сотрудников подразделений при вводе первичной учетной документации от контрагентов
• Сокращение трудозатрат сотрудников бухгалтерии по проверке и согласованию ПУД
• Контроль передачи оригиналов документации в отдел документирования и архивации
• Сокращение трудозатрат для отдела документирования и архивации
• Контроль исполнения задач подчиненных для руководителей департамента бухгалтерского учета
• Интеграция с 1С:Управление Холдингом

В настоящее время подсистема переведена в опытно-промышленную эксплуатацию. Пользователями подсистемы являются более 30 пользователей (сотрудники управления закупок, члены конкурсной комиссии)