Инструмент планирования крупных платежей для системного интегратора: внедрение системы ФинБиз

Цели проекта

Автоматизировать процессы согласования договоров и платежей. Перевести согласование из бумажного формата и excel-файлов в онлайн, настроить его маршруты. Цифровизировать создание заявок на оплату и заполнение графика платежей.

Ситуация до внедрения

Внутренние процессы ИТ-компании Oberon были очень трудоемкими. Договоры подписывались в бумажном формате, а поскольку ответственных за согласование могло быть много, это сильно затягивало процессы. Было неудобно контролировать расход средств: вся информация по платежам вносилась в excel-таблицу, а ответственный сотрудник мог забыть завести заявку на оплату или сделать это в последний момент. Это мешало планировать расходы заранее и грозило штрафами за просрочку.

Что было сделано

Задача автоматизации была срочной: требовалось легкое удобное решение, которому можно быстро обучить сотрудников. Компания остановилась на продукте «Финбиз». С одной стороны, он позволяет регистрировать все нужные для финансистов детали по платежам, с другой — не перегружает систему реквизитами и позволяет достаточно быстро заполнить форму.

Кроме того, «Финбиз» — это «надстройка» поверх системы «1С: Бухгалтерия», которая уже использовалась в компании. Так что Oberon не пришлось переносить данные и справочники в новую программу, а задача обучить сотрудников стала намного проще.

После установки «Финбиза» все договоры и заявки на оплату теперь согласовываются в единой системе. Сотрудник получает уведомление, изучает документ, при необходимости вносит правки или отправляет его на доработку и ставит галочку. После этого документ автоматически уходит следующему в цепочке согласования.

Для каждого согласования выставляются сроки: если раньше сотрудник мог посмотреть документ только через неделю, то сейчас у этой задачи есть дедлайн. Это значительно ускорило процесс. Одновременно сильно уменьшилось количество ошибок: до «Финбиза» сотрудники редактировали файлы в переписке по электронной почте. Таким образом, у каждого документа появлялось несколько версий, что иногда приводило к путанице. Сейчас же все правки автоматически вносятся в единый электронный документ.

На основе утвержденных расходных договоров в системе создаются заявки на оплату, из которых формируется график платежей. Раньше вся информация по оплате переносилась вручную из договора в excel. Если сотрудник забывал внести данные, это могло привести к просрочке платежа и, как следствие — штрафным пени. Сейчас платежное обязательство фиксируется в системе вместе с договором и потеряться уже не может. Финансисты видят планируемые траты в будущем периоде, заранее рассчитывают бюджет и планируют платежи по крупным контрактам. Теперь вся информация по платежам хранится в единой системе и не теряется вместе с уходом кого-то из специалистов.

Результат внедренного решения

После внедрения системы «Финбиз» сроки согласования договоров и заявок на оплату сократились в несколько раз, улучшился контроль за этими процессами. Финансисты получили возможность видеть все расходы в будущем периоде и на основе этих данных планировать бюджет. Число ошибок и риски просрочки платежей свелись к минимуму.