Внедрение системы голосований для строительной компании «Смарт Констракшн» на базе «1С: Документооборот 8 КОРП»
Особенностями существовавшего процесса являлись значительная нагрузка на сотрудников управления закупок, так как при формировании типового «листа согласований», у стандартных результатов не было понятно, когда участник, например, «Воздержался» или «Не согласовал» закупку. В связи с чем приходилось уточнять информацию у исполнителей и вносить корректировки к сопроводительной документации, что увеличивало сроки определения поставщиков.
Цели проекта
- Реализация возможности проведения голосований для конкурсной комиссии, при отборе поставщиков
- Разработка механизма для проведения голосований с помощью расширения, по определенным видам документов, без внесения изменений в конфигурацию
- Максимально простой и интуитивно понятный интерфейс для пользователей – участников голосования
- Возможность формирования отчета по проведенным голосованиям из карточки документа
- Оперативное формирование процесса для инициатора голосования
Реализация проекта
Так как с помощью расширения конфигурации нет возможности для добавления собственных бизнес-процессов, для реализации процессов голосований было принято решение по использованию и адаптации механизма голосований из встроенной подсистемы «Форум».
На протяжении 1 месяца команда ключевых пользователей Исполнителя совместно с командой ОВИС Заказчика выполняла задачи в рамках запланированных этапов реализации:
Демонстрация типового функционала голосований в подсистеме «Форум»
- Фиксация требований по адаптации подсистемы
- Согласование варианта реализации и подготовка технического описания внедряемого расширения;
- Подготовка сквозного примера на копии рабочей базы;
- Обучение ключевых пользователей и переход к опытно-промышленной эксплуатации (в том числе написание пользовательских инструкций).
Также выполнены настройки и разработка расширения:
- Активация подсистемы «Форум» и Адаптация стандартных форм подсистемы по реквизитному составу и внешнему виду (скрыты лишние разделы и команды для участников голосований, добавлены дополнительные реквизиты и значения, добавлено автоматическое закрытие/открытие доп. форм для сокращения ручных операций).
- Настройка запуска задач для инициатора голосований (осуществляется по отдельной команде, добавленной на форме документа), а также разграничение прав доступа для корректировки результатов
- Настройка шаблона процесса по переходу в тему форума для участников голосований. (так как голосования на форуме не относятся к бизнес-процессам и не отображаются в общем списке задач, была добавлена задача исполнения: «Принять участие в голосовании»).
- Настроен отчет по результату голосований, настроен переход в подсистему голосования для исполнителей задач. (осуществляется автоматически, при открытии задачи «Принять участие в голосовании», из любой формы списка).
Результаты проекта
Специалисты компании «Фобизнес» достигли всех целей проекта. Были выполнены следующие задачи:
- Реализация задач была выполнена с помощью расширения конфигурации и типовых настроек.
- Процесс голосования стал соответствовать положению о закупочной деятельности организации Заказчика. (соответствие вариантов ответов, наименований форм, разграничения прав и др.)
- Для инициаторов голосований значительно упрощена проверка и анализ результатов
- Для участников голосований интуитивно понятны процедуры фиксации своего результата, ознакомления с результатами других сотрудников и предметом голосования
- После проведения «голосований», при запуске стандартных процессов «Согласований», не возникает ошибок с задвоенными визами в документе.
В настоящее время подсистема переведена в опытно-промышленную эксплуатацию. Пользователями подсистемы являются более 30 пользователей (сотрудники управления закупок, члены конкурсной комиссии)