К автоматизации бизнес-процессов принято относиться как к способу их ускорить, оптимизировать, где-то даже повысить прибыль. Но мало кто задумывается, что это помогает найти «дыры», через которые бизнес теряет деньги — на ошибках, на несвоевременной передаче информации, на штрафах. Все эти проблемы обходятся компаниям, в зависимости от их размера, в миллионы и миллиарды рублей в год.

Главный эффект автоматизации процессов — это в первую очередь целостность и прозрачность всей информации в компании. Планирование производства, закупки, оплаты, продажи, бюджетирование, кадровые процессы — все эти процедуры ведутся на основе данных и расчетов. И если они разведены по разным программам и системам, информация почти неизбежно будет дублироваться, теряться и искажаться.

Почему так происходит? Бизнес-процессы не бывают изолированными — они так или иначе связаны между собой. Детали, которые заказала компания для сборки компьютера, потом переходят в производство. Сделка, успешно закрытая в CRM менеджером, отправляется на оплату в бухгалтерию. Товары со склада уходят на реализацию в магазины сети. И все это сопровождается передачей информации. Если у бизнеса не выстроены сквозные процессы, которые автоматически переносят нужную информацию от задачи к задаче, возникает эффект испорченного телефона: данные доходят в неверном виде, с опозданием или не доходят вовсе.

Приведу пример. Однажды наша компания «Фобизнес» работала с крупной строительной организацией, где мы делали аудит процессов и их оптимизацию. Самым ярким был пример, когда работы были приостановлены, команда фактически осталась без задач, но продолжала получать зарплату. Почему компания не перекинула специалистов на другой проект? Дело в том, что процессы, связанные с начислением зарплаты, и соглашения по работе с клиентами не были связаны между собой. В итоге команду распределили по другим задачам лишь через несколько месяцев, когда все документы через эксель-таблицы и бумаги наконец дошли до нужной точки. За это время бизнес потерял не один миллион только на фонде оплаты труда.

Самые проблемные процессы, на которых бизнес чаще всего теряет деньги, — это производство, закупки и складской учет. Последние два пункта касаются главным образом предприятий с большим товарооборотом — как ни странно, у них очень часто отсутствует единая система контроля процессов, от планирования закупок до реализации товара.

Показательный пример: холдинг, который занимался производством СВЧ-техники, курировал заказы на материалы и комплектующие для создания конечной продукции. У производства был определенный график, от которого зависела дата закупок очередной партии. Например, если какая-то деталь необходима через два месяца, а на доставку уходит месяц, то недели через три нужно отправить заявку на заказ.

Проблема в том, что в компании не было системы, которая показывала бы дату для очередной поставки, поэтому все товары приобретались и отправлялись на склад заранее — на год вперед. Спустя 2–3 месяца часть продукции устаревала — например, когда производитель обновлял коды на деталях. Использовать в производстве ее уже нельзя, продать тоже, вернуть — под вопросом. Когда наша компания пришла к этому заказчику, у него на складе хранился объем такой бесполезной продукции на полтора миллиарда рублей.

Часто компании опаздывают со сроками закупок или заказывают вообще не то, что требовалось. Такие ситуации встречаются, например, на высокотехнологичном производстве, требующем конкретных номенклатурных позиций. Если специалист, ответственный за закупки, перепутает хотя бы одну цифру — компания рискует получить абсолютно бесполезный и дорогостоящий товар. А значит, надо будет что-то с ним делать и одновременно заказать новый, сорвав все сроки и договоренности с клиентами. А если бы компания изначально автоматизировала закупки, то нужная номенклатурная позиция автоматически переходила бы из процесса в процесс: от инженера, который отправил заявку на ее заказ, до продавца и сотрудников склада — и путаницы бы не возникло.

Особенно ощутимо проблемы с автоматизацией закупок сказываются на предприятиях с большой сетью филиалов. В частности, это мешает им перенаправить излишки товара из одного подразделения в другое. И даже если этот товар не устаревает и позже находит свое применение, это в любом случае замораживает средства на счетах — вместо того, чтобы использовать их в обороте.

Еще одна графа расходов, связанная с отсутствием автоматизации процессов, — штрафы за просрочки или неверную отчетность. Самый простой случай — задержка платежа по кредиту, но бывают и более сложные ситуации. Пример: инжиниринговой компании нужно было разработать систему по расчету электроэнергии. Данные о потреблении энергии собирали диспетчерские центры, а компании нужно было на их основе формировать платежные документы и рассылать их по потребителям.

Но диспетчеры пересылали данные 16 числа каждого месяца, а отправлять платежные документы нужно 21-го. Количество потребителей энергии исчислялось тысячами, среди них сотни юрлиц, с каждым из которых заключено по несколько договоров. И чтобы обработать всю эту кипу документов, у сотрудников было всего пять дней.

Мы разработали для компании несколько модулей, которые делали все эти задачи автоматически. В итоге расчет совершался руками пяти сотрудников — тогда как без автоматизации потребовались бы десятки рук. Но главное — каждый просроченный день или неверный расчет грозил компании серьезными штрафами от государства.

И штрафы — далеко не худший сценарий. Так, крупная компания — производитель взрывчатых веществ долгое время работала без системы управленческого учета, притом что ошибка в отчетности была связана с рисками уголовной ответственности. Компании приходилось подробно отчитываться об использовании продукции перед государством, но внутренние процессы все равно фиксировались лишь частично, в экселе и бумажном формате. Некоторые процессы вообще нигде не отмечались, и от этого особенно сильно страдал складской департамент. Была типичной ситуация, когда номенклатурная позиция, по факту уже отгруженная и даже использованная, все еще числилась на балансе склада. Случись в это время проверка — отчитываться пришлось бы его специалистам.

Конечно, это не значит, что ошибка в отчетности, влекущая за собой штраф и прочие последствия, обязательно произойдет. Но это — потенциальный риск. То же касается закупок, складского учета, производства и других масштабных процессов: если их части не связаны между собой, если они ведутся в разных программах, в эксель-таблице, на бумаге — все это ставит бизнес под угрозу серьезных финансовых издержек. И как показывает практика, чаще всего они случаются, поэтому лучше минимизировать их заранее.

Источник: РБК Компании