Права доступа в программе «1С:Документооборот»

Большинство современных компаний хранят свои данные в информационных системах, утечки информации из которых могут быть очень болезненны для бизнеса. «1С:Документооборот» обладает мощным набором инструментов для ограничения прав доступа к любым данным информационной системы.

Ограничение прав доступа не только обеспечивает информационную безопасность, но и помогает оптимизировать работу пользователей, скрывая множество лишней информации, оставляя только самое необходимое.

Прежде чем приступать непосредственно к настройке программы «1С:Документооборот», необходимо выработать общую концепцию ограничений, и чтобы понять, как это сделать, необходимо разобраться с теми инструментами, которыми обладает система.

Полномочия 

Полномочия – это готовая подборка ролей с правами на доступ к данным. При наличии большого количества сотрудников с однотипным доступом «полномочия» позволяют удобно структурировать роли согласно должностным инструкциям сотрудников.

По сути «полномочия» представляют собой профиль, состоящий из набора ролей. В системе существуют предопределенные профили, при этом имеется возможность создавать множество произвольных «полномочий». При создании нового пользователя администратор системы выбирает произвольный набор «полномочий», и таким образом пользователю будет доступен тот функционал системы, который описан в «полномочиях».

Данная настройка является самым быстрым и простым способом наделить пользователя определенными правами — удобно, когда не требуется настраивать дополнительные сложные ограничения.

Политики доступа

«Политики доступа» задают границы областей данных, с которыми разрешено работать пользователям. Области данных определяются следующим набором разрезов доступа:

• Виды внутренних документов;
• Виды входящих документов;
• Виды исходящих документов;
• Виды мероприятий;
• Вопросы деятельности;
• Грифы доступа;
• Группы доступа контрагентов;
• Группы доступа физических лиц;
• Организации;
• Подразделения.

При этом в программе не обязательно использовать все политики, можно ограничиться только необходимыми. Также важно понимать, что количество используемых «политик доступа» может сказаться на производительности системы.

В «политиках доступа» может быть выдано одно или несколько разрешений, которые в совокупности образуют персональные настройки доступа пользователя.

Для каждого разреза можно указать один из следующих уровней доступа:

• Чтение;
• Редактирование;
• Регистрация.

Для лучшего понимания рассмотрим пример. В данном случае для конкретного вида исходящего документа «Акт на оказание услуг» мы установили для пользователя «Фролова Е.М.» право на чтение всех документов данного вида, а для остальных групп пользователей установлены более расширенные значения – они имеют право на редактирование документов.

Таким образом, настраивая остальные разрезы, мы формируем совокупный доступ к объектам системы.

Права папок

Много данных информационной базы хранится в папках. Для них предусмотрена гибкая настройка прав доступа на уровне каждой папки.

Настройка доступна для всех объектов, хранение которых ведется в папках:

• Внутренние документы;
• Файлы;
• Проекты;
• Письма;
• Мероприятия.

Ограничение доступа к объектам папки можно назначить как для конкретного пользователя, так и группы пользователей. Ограничения устанавливаются на следующие действия:

• Чтение;
• Добавление;
• Изменение;
• Удаление. 

Далее указан пример, каким образом можно указать настройки для произвольной папки.

Рабочие группы объектов

Рабочая группа — это список пользователей, которые имеют право работать с объектом. Рабочая группа объекта может заполняться как вручную, так и автоматически, в зависимости от настроек системы. 

Пользователи в рабочей группе обладают следующими правами:

• Чтение;
• Изменение (редактирование).

На текущем этапе важно понимать, что при указании рабочей группы доступ к объекту будет исключительно у тех пользователей/группы пользователей, которые в ней указаны, вне зависимости от прочих настроек системы.

Пример использования рабочей группы:

Настройка доступности по состоянию

Настройка доступности по состоянию ограничивает доступ к реквизитам объекта в зависимости от его состояния, например, «утвержден и согласован» и т.д.

Настройка выполняется для каждого реквизита и может быть применена для всех видов документов. Также можно указать как конкретного пользователя, так и группу пользователей, для которых настройка будет действовать.

В строках таблицы «Доступность полей» выводятся названия полей и команд карточки документа, например, «Гриф доступа», «Проект», «Сумма» и т.д.

В столбцах таблицы выводятся названия состояний документа. Установленное в ячейке значение определяет доступность того или иного поля или команды по следующим правилам:

✅ Разрешено. Доступ для реквизита разрешен;
❌ Запрещено. Доступ для реквизита запрещен;