Рефакторинг информационной базы «1С:Документооборот 8» для инжиринговой компании Технопромэкспорт
Компании ООО «Фобизнес» и ООО «ИК «ТПЭ» реализовали проект по рефакторингу информационной базы «1С:Документооборот 8» после разделения организации на два отдельных юридических лица по одному из них.
В компании произошло отделение части подразделений в отдельную компанию. В связи с этим в обеих фирмах изменился состав подразделений и количество сотрудников, входящих в эти подразделения. В результате этого подверглись изменению и процессы, связанные с обработкой документации.
ООО «ИК «ТПЭ» — российская государственная инжиниринговая компания. Ведет свою историю с 2015 года. Является дочерней компанией, входящей в состав государственной корпорации «Ростех».
Занимается строительством энергетических объектов, в первую очередь, электростанций и линий электропередачи. За время своего существования «Технопромэкспорт» реализовал более 400 энергопроектов в 50 странах мира.
Инжиниринговая компания полного цикла, специализирующаяся на управлении реализацией технологически сложных проектов, выступая комплексным интегратором современных технологических решений, оптимизирующих затраты Заказчика на всех этапах жизненного цикла проекта: энергетических и инфраструктурных объектов.
Реализация проекта
Для новой компании была скопирована имеющаяся база системы электронного документооборота со всеми настройками маршрутов процессов, документов, пользователей и прочих объектов. Так как была острая нужда в использовании конфигурации для согласования и регистрации документации в экстренном порядке были поправлены шаблоны процессов и руководители подразделений, чтобы была возможность хотя бы частично автоматизировать часть работы с документами.
В результате процессы обработки документов стали проходить медленнее, чем до разделения организации. У пользователей часто возникали проблемные ситуации с доступом к старым и новым документам. Запуск комплексных процессов также отрабатывал некорректно.
В рамках рефакторинга информационной базы «1С:Документооборот 8 КОРП» после разделения организации на два отдельных юридических лица по одному из них были выполнены следующие работы:
- Сформулированы все требования и пожелания пользователей
- Требования разделены на отдельные блоки, и проведена оценка по каждому из блоков
- После согласования и подписания всей документации осуществлена разработка новых и изменение действующих процессов, связанных с договорным блоком системы, на копии базы
- Проведена демонстрация и обучение рабочей группы по работе с измененными договорным блоком и собраны дополнительные пожелания по доработке реквизитов в документах, а также изменениях в правах доступа к этим реквизитам в зависимости от того, в каком состоянии находится документ
- Собраны новые требования по дополнительным маршрутам процессов при наступлении определенных условий в процессе обработки документа
- После согласования дополнительных работ изменения были внесены на копии базы
- Проведена повторная демонстрация работы с блоком договоров и финальное согласование всех доработок
- Осуществлённые изменения перенесены в рабочую базу
- Настроена бесшовная интеграция с системой 1С: ERP
После внесения изменений работа с договорами и связанными документами в системе стала более удобной и оперативной, а также стала осуществляться без возникающих ранее ошибок. Внесенные изменения используются по сей день, и периодически расширяются по мере необходимости или для удобства обработки документов.
В ходе проекта автоматизированы следующие функции:
- Делопроизводство
- Учет и хранение документов
- Учет договоров